Sie suchen keinen Ablageort mehr. Jedes Dokument landet beim richtigen Objekt.
Ein Prüfbericht kommt herein und liegt anschliessend bei der Anlage, zu der er gehört, im richtigen Objekt. Ohne Ordner auswählen, ohne umbenennen. Ist die Zuordnung nicht eindeutig, fragt IMVERA nach, statt zu raten.
DSGVO-konform · EU-gehostet · Keine Kreditkarte nötig
Gelesen ist ein Prüfbericht schnell. Abgelegt nicht.
Bei zehn Objekten mit hundert Anlagen entscheidet nicht das Lesen über Ihren Tag, sondern die Frage, wohin das Dokument gehört.
Objekt wählen, Anlage finden, Datei benennen.
Diese drei Handgriffe fallen bei jedem eingehenden Dokument an. Sie sind schnell erledigt und trotzdem der Grund, warum Stapel entstehen.
Ähnliche Adressen, ähnliche Anlagennamen.
Südring und Südweg, Hof 3 und Hof 7. Wer zügig ablegt, legt irgendwann falsch ab. Auffallen wird es genau dann, wenn der Nachweis gebraucht wird.
Ein Dokument im falschen Objekt ist praktisch nicht vorhanden.
Bei einer Begehung zählt nicht, dass der Nachweis existiert, sondern dass Sie ihn in dem Moment finden, in dem jemand danach fragt.
Der Dienstleister schreibt anders als Sie. Das ist der Normalfall.
Andere Adressschreibweise, anderer Anlagenname, Abkürzungen, Tippfehler im Scan. IMVERA ist darauf gebaut und ordnet trotzdem richtig zu. Nur wenn ein Zweifel bleibt, landet die Entscheidung bei Ihnen.
Das richtige Objekt.
„Musterstr. 12", „Musterstrasse 12a", „Objekt Nord": IMVERA erkennt, welches Ihrer Objekte gemeint ist. Passt es nicht sicher, wird nichts zugeordnet, sondern vorgeschlagen.
Sie mussten dafür nichts tun
Die richtige Anlage.
In Ihrer Matrix heisst sie „Hauswasseranlage", im Protokoll „Trinkwasserinstallation Hof 3". IMVERA erkennt, dass dieselbe Anlage gemeint ist, und legt den Nachweis dort ab. Sie weisen nichts von Hand zu.
Dokument liegt bei der richtigen Anlage
Die richtige Pflicht.
Eine Anlage kann mehrere Pflichten mit eigenen Fristen haben, etwa Haupt- und Zwischenprüfung. IMVERA trifft die richtige, statt eine pauschale Frist zu setzen, die die frühere verdeckt. Passt nichts sicher, kommt es zu Ihnen.
Ablage, die Sie nicht kontrollieren müssen.
Sie sehen zu jedem Dokument, warum es dort liegt. Keine Zuordnung, die Sie nicht erklären können.
TransparentAbkürzungen, Schreibweisen und Tippfehler in gescannten Berichten führen nicht zu Fehlzuordnungen.
RobustPassen Objekt, Anlage und Prüfart eindeutig zusammen, wird das Dokument sofort mit dem richtigen Objekt und der richtigen Anlage verknüpft. Es erscheint direkt in Ihrer Wartungsmatrix. Sie müssen nichts nacharbeiten.
AutomatischGibt es zwei Objekte mit ähnlicher Adresse oder fehlt ein Adress-Signal, legt die Engine die Kandidaten zur Bestätigung vor. Sie wählen den richtigen aus, kein Dokument wird still falsch zugeordnet.
SicherKein Dokument landet unbemerkt im falschen Haus.
Lieber eine Rückfrage an Sie als ein Nachweis, der beim falschen Haus liegt und dort niemandem auffällt.
Sie können jede Zuordnung erklären, auch ein Jahr später.
Am Dokument steht, warum es dort liegt und was offen blieb. Vorschläge übernehmen oder korrigieren Sie mit einem Klick, und Ihre Korrektur gilt danach für dieses Objekt weiter. Bei einer Begehung müssen Sie nicht rekonstruieren, wie ein Nachweis dorthin gekommen ist.
Was Sie vielleicht noch wissen wollen
Was passiert, wenn die Matching-Engine sich nicht sicher ist?
Dann ordnet sie nicht zu, sie schlägt vor. Der Vorschlag erscheint sichtbar als „bitte bestätigen", und Sie übernehmen oder korrigieren ihn mit einem Klick. Ein falsches Haus passiert so nicht unbemerkt.
Was ist, wenn der Dienstleister Adresse oder Anlage anders schreibt?
Das ist der Normalfall, und IMVERA ist darauf gebaut. Abkürzungen, Schreibweisen und veraltete Normbezeichnungen führen nicht zu Fehlzuordnungen. Bleibt ein Zweifel, sehen Sie einen Vorschlag statt einer stillen Zuordnung.
Wie wird die Zuordnung nachvollziehbar gemacht?
Im Dokument-Detail sehen Sie, welche Merkmale bei der Zuordnung zusammengepasst haben: Objekt, Anlage oder Prüfgrundlage. Hat ein Merkmal gefehlt oder widersprochen, erscheint das als Hinweis. Eine stille Zuordnung ohne erkennbaren Grund gibt es nicht.
Spielt die Dienstleisterfirma bei der Zuordnung eine Rolle?
Ja, wenn die ausführende Firma im Dokument genannt ist und in Ihrem Verwaltungsbestand als Dienstleister für ein bestimmtes Objekt hinterlegt ist, stärkt das den Treffer. Das hilft besonders, wenn Adresse oder Anlagenname im Dokument unvollständig sind.
Greift ineinander
Die Matching-Engine steht nicht allein, sie arbeitet direkt mit der Dokumenten-Engine, der E-Mail-Engine und der Vorgangsengine zusammen.
Die Dokumenten-Engine erkennt, welches Dokument vorliegt, und liest die Merkmale heraus. Die Matching-Engine gleicht sie mit Ihren Objekten ab.
E-Mail-Engine Viele Prüfberichte kommen als PDF-Anhang per Mail.Die E-Mail-Engine erkennt eingehende Mails mit Dokumentanhängen, extrahiert die PDFs und übergibt sie an die Dokumenten-Engine, von dort gelangen sie zur Matching-Engine.
Vorgangsengine Aus einer zugeordneten Anlage entsteht ein verfolgbarer Vorgang.Sobald ein Prüfbericht einer Anlage zugeordnet ist, kann die Vorgangsengine erkannte Mängel oder ablaufende Fristen daraus ableiten und in die Wartungsmatrix übertragen.
Kein Dokument mehr manuell suchen und zuordnen.
Prüfberichte, Wartungsprotokolle, Gutachten, sehen Sie an Ihren eigenen Objekten, wie IMVERA jedes eingehende Dokument dem richtigen Objekt und der richtigen Anlage zuordnet.
Frühzugang in der Pilotphase · persönliches Onboarding · keine Mindestlaufzeit