Keine Frist ohne Verantwortlichen. Aus jedem Befund wird ein geführter Vorgang.
Wird etwas fällig oder zeigt ein Bericht einen Mangel, eröffnet IMVERA den Vorgang selbst: mit Frist, Zuständigkeit und vollständigem Verlauf. Sie sehen jederzeit, wer gerade am Zug ist, und können bei einer Begehung jeden Schritt belegen.
DSGVO-konform · EU-gehostet · Beauftragt nur mit Ihrer Freigabe
So läuft eine Wartung oder Prüfung. Ein Mangel bekommt einen eigenen Weg: interne Klärung, externe Beauftragung, Behebung, Abnahme. Der Ablauf richtet sich nach der Art des Vorgangs, nicht umgekehrt.
Eine Frist ohne Zuständigen ist nur ein Datum.
Zwischen erkannter Fälligkeit und erledigter Wartung liegen Anfrage, Termin, Durchführung und Nachweis. Ohne feste Spur macht das jeder etwas anders, und niemand sieht, wo es hängt.
Eine Fälligkeitsliste sagt, was ansteht. Nicht, wer dran ist.
Sie zeigt nicht, wer den Dienstleister schon angeschrieben hat, wo eine Antwort aussteht und was seit drei Wochen unbewegt liegt.
Wer in Urlaub geht, nimmt den Stand seiner Vorgänge mit.
Die Vertretung beginnt beim Nachfragen von vorn: Wurde beauftragt? Gab es eine Antwort? Ist der Termin bestätigt oder nur vorgeschlagen?
Bei Begehung oder Schaden zählt nicht, dass gewartet wurde.
Es zählt, dass Sie es belegen können: wann beauftragt, wann durchgeführt, wann abgenommen, und von wem. Genau das entsteht hier nebenbei.
Wer hat wann was getan, für jeden Vorgang.
Jeder Statuswechsel, jede eingehende Mail, jede Eskalation wird mit Zeitstempel aufgezeichnet. Wer hat den Vorgang eröffnet, wann hat der Dienstleister geantwortet, wann wurde die Anlage-Ampel auf grün gesetzt.
Frist, Verantwortlicher, Verlauf, für jeden Befund.
Jeder Vorgang trägt Status, Frist, Zuständigkeit und einen lückenlosen Verlauf mit Zeitstempeln. Kein zweites Ticket-System, keine Tabelle daneben, keine Absprache per Zuruf.
Sie müssen keinen Vorgang anlegen.
Nähert sich eine Frist, etwa die jährliche Rauchwarnmelder-Wartung nach DIN 14675, eröffnet IMVERA den Vorgang mit Vorlauf, damit noch Zeit zum Beauftragen bleibt. Zeigt ein Prüfbericht einen Mangel, öffnet er sich sofort.
Dasselbe gilt für die anderen Anlässe Ihres Alltags: Störungsmeldung, Angebotsanfrage, fehlende Unterlage oder Vergabe. Jede Art bekommt den Ablauf, der zu ihr passt.
Terminbestätigung, Protokoll. Status folgt der Post.
Antwortet der Dienstleister mit einer Terminbestätigung, wechselt der Vorgang auf „Terminiert". Schickt er das Wartungsprotokoll, geht es weiter auf „In Durchführung". IMVERA ordnet die Mail dem richtigen Vorgang zu. Sie müssen nichts manuell weiterleiten.
Kein Vorgang läuft still über die Frist.
Bleibt eine Antwort aus, erinnert IMVERA den Dienstleister erneut und hebt die Stufe an. Rückt die Frist trotzdem näher, meldet IMVERA den Fall nach oben: Sie sehen, seit wann er auf Reaktion wartet, und entscheiden, ob Sie die Zuständigkeit wechseln oder die Frist anpassen.
Offen bleibt offen, bis es erledigt ist.
Solange ein Mangel-Vorgang läuft, bleibt die Anlage-Ampel auf Handlungsbedarf, auch wenn ein anderer Vorgang zur gleichen Anlage abgeschlossen wird. Erst wenn alle offenen Mängel behoben sind, springt die Ampel auf grün. Kein verwaister Zustand, keine irrtümliche Grün-Anzeige.
Kein externer Auftrag ohne Ihre Freigabe.
IMVERA beauftragt keinen Dienstleister und gibt keine Kosten frei, das liegt immer bei Ihnen. Mit der KI-Pause stoppen Sie die automatische Weitersteuerung sofort und führen den Vorgang von Hand. Jede Aktion ist im Verlauf nachvollziehbar, mit Zeitstempel und Urheber.
Was Sie vielleicht noch wissen wollen
Wann eröffnet die Vorgangsengine einen Vorgang?
Ein Vorgang öffnet sich bei Fälligkeit, mit einem konfigurierten Vorlauf, damit noch Zeit bleibt, den Dienstleister zu beauftragen, bevor die Frist abläuft. Eröffnet wird er auch, wenn die Dokumenten-Engine einen kritischen Mangel im Prüfbericht erkennt, z. B. nach TrinkwV oder DGUV. Der Vorgang enthält sofort: betroffenes Objekt, Anlage, Frist und Verantwortlichen.
Kann ich die Automatik jederzeit unterbrechen?
Ja. Mit der KI-Pause stoppen Sie die automatische Weitersteuerung sofort und führen den Vorgang von Hand weiter. Wartung und Prüfung laufen über die Stationen offen, kontaktiert, terminiert, in Durchführung, Nachbereitung und abgeschlossen. Ein Mangel läuft einen eigenen Weg über interne Klärung, externe Beauftragung, Behebung und Abnahme. Frist anpassen oder Vorgang direkt schliessen geht in beiden Fällen. Kosten- und Angebots-Freigaben erfordern immer Ihre Zustimmung; IMVERA beauftragt keinen Dienstleister eigenständig.
Was passiert, wenn der Dienstleister nicht antwortet?
Bleibt eine Antwort aus und nähert sich die Frist, eskaliert der Vorgang im Leitstand. Sie sehen, seit wann der Vorgang auf Reaktion wartet, und entscheiden: erneut anschreiben, Verantwortlichen wechseln oder Frist anpassen. Eine still ablaufende Frist ohne Hinweis gibt es nicht.
Jede Engine liefert dem Vorgang eine Information
Die Vorgangsengine schließt den Kreis, sie empfängt Befunde, Status-Treiber und Objektzuordnungen von den drei anderen Engines.
Erkennt die Dokumenten-Engine einen Befund im Prüfbericht, z. B. Legionellen-Verdacht nach TrinkwV oder eine mangelhafte Rauchabzugsanlage, übergibt sie Anlage, Befund und Frist direkt an die Vorgangsengine.
Matching-Engine Der Vorgang weiß, zu welchem Objekt und welcher Anlage er gehört.Die Matching-Engine ordnet Dokumente und eingehende Mails dem richtigen Objekt zu. Der Vorgang wird dadurch korrekt verknüpft, auch wenn der Absender der Mail nicht eindeutig ist.
E-Mail-Engine Terminbestätigung oder Protokoll per Mail. Status folgt automatisch.Die E-Mail-Engine erkennt, ob eine eingehende Antwort eine Terminbestätigung oder eine Durchführungsmeldung ist, und übergibt den Status-Treiber an den richtigen Vorgang, ohne manuelles Weiterleiten.
Jede Frist, jeder Mangel, mit laufendem Vorgang.
Sehen Sie im Pilotzugang, wie IMVERA Vorgänge von der Eröffnung bei Fälligkeit bis zum Abschluss nach Rückmeldung des Dienstleisters durchläuft, an Ihren eigenen Objekten und Anlagen.
Frühzugang in der Pilotphase · persönliches Onboarding · keine Mindestlaufzeit